О порядке и сроках хранения бухгалтерских документов

Деятельность любого современного предприятия в той или иной степени связана с образованием и скопление различных документов: кадровых, распорядительных, налоговых и, конечно, бухгалтерских. При этом хранение корпоративной документации регламентируется на законодательном уровне, а несоблюдение установленных сроков грозит материальной ответственностью.

Особенно аккуратно следует обращаться с бухгалтерскими документами. Если неожиданно нагрянет проверка, а предприятие не сможет предоставить сведения о своей финансовой деятельности, то это чревато штрафами и прочими неприятностями. Стоит отметить, что, как правило, проверке подлежат сведения за трехлетний период. Логично было бы предположить, что документы следует хранить не более трех лет. Однако в этом вопросе слишком много исключения. Поэтому любой профессиональный бухгалтер обязан владеть информацией о сроках хранения бухгалтерских документов и знать, где можно уточнить данные сведения.

Сотрудники многих компаний часто идут на хитрость и просто сохраняют все отчеты и другие финансовые бумаги, не задумываясь о времени, отведенным на их сбережение. Однако данный подход не слишком удобен, поскольку с каждым годом бумаг скапливается все больше, работать с ними становится сложнее, а для того, чтобы найти какой-то конкретный документ, тратится слишком много времени.

Кроме того, в этом случае возникают проблемы с размещением бухгалтерской и прочей документации. Некоторые компании решают вопрос путем организации архива. С данной целью арендуется или приобретается дополнительное помещение. Его оснащают мебелью и необходимыми техническими средствами.

Процесс организации хранилища весьма трудоемок. Ситуация осложняется еще и тем, что обеспечением эффективной и безопасной работы архива должен заниматься специалист. Поэтому компаниям, избравшим такой путь, предстоит ввести новую штатную единицу – архивариуса.

В связи с очевидными трудностями многие современные руководители избирают качественной иной способ решения проблемы. Они заключают договора со специализированными фирмами на архивное обслуживание. В этом случае все хлопоты, связанные с организацией архива, берут на себя профессионалы.

У данного подхода немало преимуществ – финансовых и практических. Во-первых, стоимость услуг архивных компаний сегодня весьма выгодна. Во-вторых, заручившись поддержкой специалистов, можно избавить от хлопот, связанных с обустройством и покупкой помещения. В-третьих, специализированные фирмы оказывают ряд дополнительных услуг, пользующихся в современном мире высоким спросом.

В частности, клиентам предлагают выполнение сканирования бумаг или уничтожения утратившей ценность документации. Архивные компании имеют в своем распоряжении профессиональное оборудование для качественной оцифровки и утилизации больших объемов документов. При этом гарантируется соблюдение конфиденциальности деловой информации.

вернуться в раздел